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Organizzarsi senza perdere la spontaneità © Giada Carta

Una delle cose che sento dire più spesso dalle mie clienti che faticano a organizzarsi e gestire il tempo è che temono, organizzando le loro giornate con cura, di perdere la spontaneità. La verità però è più spesso che una buona organizzazione consente, nel tempo, di godere della spontaneità molto più di quanto non riusciamo a fare quando siamo disorganizzate.

Se pianificare non è il tuo forte probabilmente anche tu coltivi il pregiudizio che organizzazione voglia dire rigidità, ma pensaci: quante volte non riesci a fare quello che vorresti davvero perché non hai gestito bene il tuo tempo e le cose da fare e quindi ti trovi una marea di scadenze e di doveri accumulati a cui far fronte proprio quando vorresti dedicarti ad altro?

In teoria vivere la propria vita all’insegna della spontaneità è una cosa meravigliosa ma, nella pratica, senza una struttura non si va da nessuna parte e anche la spontaneità va a farsi benedire per i motivi di cui sopra.

Come in ogni cosa infatti anche nell’organizzazione ci vuole equilibrio, e il trucco è usare la pianificazione come struttura per creare spazio proprio per la spontaneità: in soldoni, se inizi a impegnarti per gestire bene la tua settimana, entro breve avrai un sacco di tempo in più da gestire spontaneamente proprio come piace a te, riempiendolo delle attività che più ami.

Se organizzarti non è il tuo forte all’inizio lo troverai difficile e dispendioso in termini di tempo, ma fidati di me quando ti dico che quel faticoso investimento iniziale ti ripagherà centomila volte regalandoti una leggerezza e un senso di libertà che nemmeno immagini!

Se sei proprio una zappa nell’organizzarti ti consiglio di regalarti un percorso personalizzato per le tue esigenze che ti insegni una volta per tutte a creare un metodo organizzativo che funzioni per te e a rispettarlo, ma nel frattempo queste sono cinque cose che puoi fare da subito per iniziare a gestire il tempo in maniera più efficace.

 

Fai una lista di tutte le cose che devi fare

Questa cosa può sembrarti scontata, ma credimi, non lo è: quante volte hai messo davvero nero su bianco tutto quello che hai da fare, incluse le incombenze quotidiane come fare la doccia o lavare i piatti? Fai una lista che includa qualsiasi cosa, obiettivi grandi e piccoli, attività quotidiane e una tantum, e mi raccomando falla per iscritto, a mente non vale altrimenti i pensieri continuano a ronzarti in testa e addio libertà e leggerezza!

 

Suddividi le tue attività

Adesso prendi la tua lista e dividi le attività che ne fanno parte a seconda della cadenza: quali devi svolgere ogni giorno, quali settimanalmente o mensilmente e quali invece sono da fare una volta soltanto?

 

Mettile in ordine di importanza

Evidenzia con colori o numeri diversi i vari tipi di attività a seconda dell’urgenza e dell’importanza: quali hanno priorità sulle altre e devono essere svolte prima? Quali sono imprescindibili e devono essere svolte ad ogni costo e quali invece sono sacrificabili?

 

Sii consapevole del tempo che hai e prevedi gli imprevisti

Prendi la tua agenda – e se non ne hai una prenditela – ed evidenzia le fasce orarie che hai davvero a disposizione da sveglia. Non puoi fare cose mentre dormi, giusto? Segna quindi quali sono gli orari in cui effettivamente puoi essere operativa, infine conta le ore che ti restano a disposizione ed eliminane un 20% che riserverai a eventuali imprevisti.

 

Distribuisci le attività evitando il multitasking

Ora prendi le ore che ti sono rimaste a disposizione e usale per distribuire le tue attività in base alle priorità che hai individuato in precedenza. Cerca di concentrare il più possibile lo stesso tipo di attività nello stesso blocco di tempo perché come ti dicevo qui il multitasking non aiuta affatto la produttività!

A questo punto la tua agenda dovrebbe già essere meglio organizzata e dovresti riuscire in breve, con un po’di costanza, a smaltire efficacemente tutti i doveri per poi godere del tuo tempo libero con tutta la spontaneità del mondo.

Se come me lavori in proprio ovviamente le cose si complicano un bel po’ perché le attività da fare sono sempre moltissime e darsi orari precisi da rispettare è difficilissimo, ma non credere che avere tempo libero a volontà sia un’impresa impossibile: si può fare ed è una delle mille cose che puoi imparare grazie a Soulful Business scoprendo tutti i segreti del mio personale metodo per riuscirci!

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