Flusso di lavoro © Giada Carta

Un flusso di lavoro, che spesso troverai indicato con l’inglese “workflow” anche nei testi in italiano, è un elenco dei vari compiti che ti serve svolgere per portare a termine una determinata attività, nell’ordine esatto in cui li devi svolgere.

Detta così può sembrare una cosa macchinosa e complicata ma in realtà tutti abbiamo un nostro flusso di lavoro specifico per fare le cose, solo che a volte non lo prendiamo in considerazione: perché invece dovresti farlo assolutamente? Facile: per aumentare a dismisura la tua produttività!

Finché non hai chiaro quali sono tutti gli step che ti servono per portare a termine una certa attività e qual è l’ordine migliore in cui farli infatti è molto più facile che tu ti perda senza riuscire a darti le giuste priorità, che calcoli male il tempo necessario a fare qualcosa finendo per rimanere indietro, che dimentichi qualche dettaglio e che, in generale, non strutturi la tua attività nel modo più produttivo possibile, costringendoti al malefico multitasking di cui parlavamo qui.

Facciamo un esempio pratico così ci capiamo: se nella tua agenda di oggi figura la voce “preparare blog post” tu la apri bella contenta di dover fare una cosa sola, ma la verità è che per preparare un blog post serve ben più di un’attività: devi scrivere il testo, scattare o reperire le foto, magari personalizzarle graficamente perché si intonino al mood del tuo sito, devi ricontrollare e formattare il post inserendo i giusti link, sottotitoli e grassetti, devi impostare la SEO, gestire tag e categorie e infine procedere alla pubblicazione e alla condivisione sui social. “Evviva, ho un’attivit… No, aspetta, ne ho otto.”

Partendo dal presupposto che più riusciamo a lavorare per blocchi delle stesse attività e meglio è va da sé che ci vuole molto più tempo a portare a termine un compito senza un flusso di lavoro chiaro, perché quando invece ne ho uno posso lavorare d’anticipo accorpando le cose e dedicando, ad esempio, una mattina a scattare tutte le foto per i post dei prossimi due mesi, una a scrivere tutti i testi e così via.

 

Come impostare un flusso di lavoro

Il bello di essere freelance è che possiamo adattare il lavoro al nostro modo di essere, o almeno così dovremmo cercare di fare per essere più felici e veloci. In questo caso, ognuno ha un suo personale flusso di lavoro per svolgere ogni attività e tracciarlo è il primo passo per essere più produttive: si, all’inizio ti sembrerà di perdere un po’ di tempo ma credimi, sarà tutto tempo che riguadagnerai ampiamente in seguito.

Impegnati quindi da oggi a tenere traccia, in una pagina specifica della tua agenda, di tutte le azioni che fai per portare a termine una determinata attività nell’ordine in cui le fai: quando hai finito, riguarda il tuo elenco e rifletti sul tuo flusso di lavoro per capire se ti sembra che manchi qualche dettaglio o che potresti cambiare l’ordine in cui svolgi le azioni per essere più produttiva. Infine, chiediti quali di quelle azioni potresti svolgere in serie, accorpandole ad altre dello stesso tipo, come nell’esempio precedente delle foto.

Quando hai finito, trasforma il tuo flusso di lavoro in un file digitale ed eccola lì, una fantastica checklist a cui tornare ogni volta che dovrai svolgere quell’attività senza più doverti preoccupare di stabilire priorità o doverti districare tra mille incombenze col timore di perdertene qualcuna per strada.

Per farti capire esattamente cosa intendo, ho preparato per te un file con il flusso di lavoro che uso per scrivere un blog post che puoi scaricare gratuitamente.

Determinare dei flussi di lavoro chiari per ogni attività servirà non solo alla tua produttività e alla tua sanità mentale, ma anche a poter delegare con più facilità quando sarà il momento: si, magari adesso quello di avere dei collaboratori ti sembra un sogno lontano, ma perché limitarti e rischiare di dover fare un lavoro enorme tutto in una volta quando si tratterà di formare qualcuno perché possa svolgere alcune attività al posto tuo?

Del resto, se vuoi che il tuo business abbia successo devi abituarti a pensare in grande e a concederti di sognare, perché è sempre dai sogni che inizia ogni cosa, ed è proprio questo che impari a fare qui!